Anche le persone più attente e ordinate possono smarrire documenti di una certa importanza come, ad esempio, il rogito che definisce il passaggio di proprietà di un immobile.

In questi casi non ci si dovrebbe far prendere dal panico poiché la legge consente di richiedere il duplicato di qualsiasi atto rogato da un notaio. Andiamo a scoprire quali metodi esistono per ottenere una copia del rogito smarrito, a chi rivolgerci e quanto costa la pratica.

Indice:

• Cos’è un rogito
• Perché bisogna conservare il rogito?
• Come richiedere la copia del rogito
• Copia rogito dal notaio
• Copia rogito richiesta presso l’Archivio Notarile
• Cosa fare non conoscendo a quale Archivio Notarile inviare la richiesta?
• Procedura online per la richiesta della copia di atto notarile
• Quanto costa richiedere una copia del rogito all’Archivio Notarile?

 

Cos’è un rogito

Prima di entrare nel vivo della questione, spieghiamo molto brevemente cosa sia un rogito notarile: si tratta di un documento formale steso da un notaio, la cui funzione è definire l’effettivo passaggio di proprietà di un bene immobiliare tra due soggetti, mettendo “nero su bianco” la volontà delle parti e il corrispettivo prezzo concordato.

Ad esempio, quando stipuliamo un mutuo per l’acquisto della prima casa dapprima sottoscriviamo col venditore, o la ditta costruttrice, un compromesso (contratto preliminare), con il quale vengono identificate le caratteristiche dell’immobile e stabilito il prezzo di acquisto con le relative scadenze e condizioni di vendita. In seguito, prima che venga consegnata la casa, sarà necessario firmare l’atto conclusivo, ovvero il rogito.

Spetta al notaio redarre il rogito e, in presenza di entrambe le parti, leggere il contratto illustrando i passaggi fondamentali. All’interno del documento possono essere annotate informazioni di diversa natura (valore dell’immobile, modalità di pagamento, dati di eventuali mediatori, spese sostenute, ecc.) e inserita anche una copia della planimetria catastale. Inoltre, il professionista dovrà appurare che la documentazione presentata da venditore e acquirente non presenti irregolarità. Pertanto, solo dopo la firma del rogito termina la compravendita dell’immobile e viene così certificata l’assenza di ipoteche o altri pendenti sull’immobile stesso.

Il documento originale firmato da entrambe le parti viene conservato dal notaio, il quale provvederà a fornire una copia del rogito ai soggetti interessati.

 

Perché bisogna conservare il rogito?

In generale è molto importante conservare un atto notarile poiché, molto spesso, rappresenta l’unico modo consentito dalla legge per comprovare l’esistenza di un contratto.

Di conseguenza, avendo smarrito il rogito, non si risulterebbe in grado di dimostrare l’acquisto dell’immobile visto che non è sufficiente la testimonianza di terzi.

 

Come richiedere la copia del rogito

Una volta smarrito un rogito rogito notarile esistono due possibilità per il suo recupero:

• rivolgersi al notaio che lo ha redatto per richiedere una copia dell’originale in suo possesso;
• inoltrare una richiesta formale all’Archivio Notarile territorialmente competente.

 

Copia rogito dal notaio

In questo caso non dobbiamo far altro che recarci presso l’ufficio del notaio che ha registrato l’atto (oppure contattarlo telefonicamente o tramite mail), così da ricevere subito una copia del rogito.

L’operazione ha un costo che dipende dal tariffario del professionista, anche se non escludiamo la possibilità che il duplicato del documento venga anche emesso a titolo gratuito.

 

Copia rogito richiesta presso l’Archivio Notarile

Com’è stato già sottolineato, il notaio per legge ha l’obbligo di conservare ogni atto da lui stipulato. Tuttavia, tale onere decade in due circostanze:

• cessazione dell’attività;
• trasferimento dell’attività presso un altro distretto.

Quando il professionista va in pensione, passa a miglior vita, oppure si trasferisce altrove, gli atti redatti non vanno certamente persi. In tali circostanze, il notaio o chi ne fa le le veci a seguito della morte, provvede all’invio di tutti gli atti rogati all’Archivio Notarile competente per territorio.

Per richiedere una copia possiamo agire in uno dei seguenti modi:

• ritirare l’atto allo sportello;
• richiedere la copia online e riceverla per email o PEC;
• richiedere la copia online e ricevere il documento tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o fax.

Al fine di ottenere una copia autenticata del rogito dobbiamo conoscere queste informazioni:

• nominativo del notaio che ha stipulato l’atto;
• indirizzo dell’ufficio per capire la provincia di competenza;
• data della stipula.

Solo così sarà possibile a individuare immediatamente l’Archivio Notarile che detiene l’atto originale e presentare la formale richiesta.

In realtà, esiste anche un’ulteriore possibilità per richiedere la copia di un atto notarile, ovvero rivolgersi all’Agenzia delle Entrate ed effettuare una ricerca all’interno dell’archivio pubblico.

 

Cosa fare non conoscendo a quale Archivio Notarile inviare la richiesta?

Nel caso non avessimo a disposizione i riferimenti necessari per rintracciare l’Archivio Notarile in cui è stato depositato il documento, sarà possibile affidarsi al servizio Archinota. Si tratta di un sistema ideato e gestito dal Ministero Della Giustizia che consente di recuperare il luogo in cui è conservato l’atto notarile, a seguito della cessione dell’attività del notaio o il suo trasferimento in altro distretto.

Per effettuare la ricerca è necessario disporre almeno di una delle seguenti informazioni:

• cognome completo o anche parziale del notaio (sono sufficienti poche lettere per ottenere un elenco di nominativi);
• indirizzo o provincia dov’è avvenuta la firma dell’atto;
• periodo in cui si ritiene sia stato redatto il rogito.

Archinota attinge le informazioni da un database che tiene conto di tutte le cessazioni di attività e trasferimenti avvenuti a partire dal 1° gennaio 1980. Dopo aver incrociato i dati inseriti, il sistema fornisce l’ubicazione della sede dell’Archivio Notarile che detiene l’atto richiesto, oppure l’indirizzo dello studio notarile presso cui è conservato il rogito.

 

Procedura online per la richiesta della copia di atto notarile

Per prima cosa sarà necessario disporre dei dati relativi al rogito o riguardanti il notaio che lo ha redatto. Dopodiché ci si dovrà rivolgere allo studio del professionista, all’Archivio Notarile oppure all’Agenzia delle Entrate. Non esiste una procedura ordinaria standardizzata, ma dipende dal destinatario della richiesta.

Di solito, è necessario compilare un apposito modulo in cui inserire i dati in possesso. Presentando la domanda direttamente al notaio, potrebbe essere sufficiente una mail con indicate le informazioni.

 

Quanto costa richiedere una copia del rogito all’Archivio Notarile?

Indipendentemente dalla procedura di richiesta adottata, l’emissione di una copia dell’atto prevede il versamento anticipato dei diritti di cancelleria e altre spese. Per il calcolo dei costi fissi bisogna considerare 1 euro ogni domanda inviata e 6 euro ogni ricerca effettuata.

Il rilascio del documento sia in formato cartaceo che digitale ha un costo di 18 euro per la copia autentica e 27 euro per quella esecutiva. Inoltre, sarà necessario aggiungere 1,50 euro per i diritti di scritturazione e il bollo di 16 euro ogni 100 righe stampate per il formato cartaceo o 16 euro a titolo forfettario per il formato digitale.

Se vogliamo solo consultare un atto notarile online, la spesa risulta pari a 10 euro. Spetta all’addetto dell’Archivio Notarile, sulla base dei dati ricevuti, comunicare il costo complessivo dell’operazione. In questo modo possiamo effettuare il pagamento tramite bonifico bancario oppure con bollettino postale sul conto corrente della struttura. È importante ricordarsi di allegare la ricevuta di pagamento alla richiesta formale per ottenere la copia del rogito.