Una delle tante scadenze da non dimenticare per chi esercita un’attività di impresa riguarda la stampa dei libri contabili.

Di seguito riportiamo adempimenti e termini da rispettare per registrazione e conservazione di libri e registri, nonché le sanzioni pecuniarie in caso di ritardo.

Indice:

• Termini per la stampa dei libri contabili
• Numerazione e bollatura
• Stampa dei mastrini
• I principi generali della conservazione dei libri contabili
• Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
• Sanzioni in caso di ritardo

Termini per la stampa dei libri contabili

La stampa definitiva dei libri contabili obbligatori dev’essere effettuata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Un contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, per l’esercizio 2020 deve rispettare la scadenza del 28 febbraio 2022. Infatti, la data ultima per presentare la dichiarazione dei redditi è spirata il 30 novembre 2021.

La suddetta scadenza riguarda i seguenti libri contabili:

• libro giornale;
• libro inventari;
• registri IVA;
• mastrini contabili.

L’unica eccezione è rappresentata dal registro dei beni ammortizzabili che risulta soggetto ad un diverso termine che coincide con la scadenza per presentare la dichiarazione dei redditi (30 novembre 2021).

Numerazione e bollatura

Libri e registri devono presentare pagine numerate progressivamente e con l’indicazione dell’anno di riferimento (per esempio 1/2021, 2/2021 e così via). Nel caso in cui l’esercizio dell’attività non coincida con l’anno solare, il contribuente deve segnare solamente il primo dei due anni contabili. Ad esempio, se l’attività è stata svolta dal 1/11/2020 al 31/10/2021 tutte le pagine andranno numerate indicando l’anno 2020.

Per quanto riguarda la bollatura, la legge impone l’apposizione di una marca da bollo ogni 100 pagine, o frazione di esse, effettivamente utilizzate del libro giornale e del libro inventari. L’imposta di bollo risulta pari a 16 euro per le società di capitale e 32 euro per le società di persone e ditte individuali. Sono esenti dal tributo i registri IVA e dei beni ammortizzabili, così come i mastrini contabili.

Il pagamento dell’imposta può essere effettuato acquistando la marca da bollo presso un intermediario abilitato dall’Agenzia delle Entrate. In alternativa, è possibile versare il dovuto tramite modello F23 e in tal caso sarà necessario indicare: codice ufficio, codice del comune in cui è ubicata la sede societaria, codice tributo e anno. Successivamente basterà riportare gli estremi della ricevuta sulla pagina.

A prescindere dal metodo di pagamento utilizzato è importante che l’imposta venga versata prima di porre in uso il libro contabile.

La procedura appena descritta riguarda i libri contabili in formato cartaceo. Coloro che, invece, hanno deciso di tenere e conservare la contabilità in modalità digitale con strumenti informatici, il Decreto del 17 giugno 2014 prevede la possibilità di pagare l’imposta di bollo in un’unica soluzione ed esclusivamente per via telematica tramite modello F24. Il tributo ha il medesimo importo previsto per i libri cartacei ed è dovuto ogni 2.500 registrazioni e dev’essere assolto entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Stampa dei mastrini

La normativa impone anche la stampa dei mastrini contabili in formato cartaceo. In questo caso, però, non è necessario numerare progressivamente le pagine né, tantomeno apporre la marca da bollo.

I principi generali della conservazione dei libri contabili

I libri contabili su carta vanno conservati nella sede della società per almeno 10 anni, a partire dalla data dell’ultima registrazione. Questa è la regola generale, tuttavia determinate motivazioni, o particolari situazioni, possono anche allungare il suddetto periodo di conservazione. In ogni caso è sempre consigliabile consultare il commercialista prima di procedere allo smaltimento di libri o registri contabili, sebbene sia decorso il termine di 10 anni.

Ricordiamo che il Decreto Crescita ha introdotto la deroga per l’obbligo di stampa dei libri contabili in formato elettronico. Di conseguenza, ogni libro contabile digitale gestito con un sistema informatico è considerato regolarmente tenuto. Ciò anche nel caso di mancata stampa entro i termini di legge. A seguito di ispezione o verifica è sufficiente che i libri contabili risultino correttamente aggiornati all’interno del gestionale e possano essere stampati al momento su richiesta delle autorità.

A tal proposito, l’Agenzia delle Entrate ha fornito alcuni chiarimenti in risposta agli interpelli n. 236 e n. 346, rispettivamente del 9 aprile e del 17 maggio 2021. In particolare, l’Amministrazione finanziaria ha precisato che non sono stati apportati cambiamenti sulla disciplina riguardante la conservazione dei documenti in formato elettronico fiscalmente rilevanti. Nello specifico è stato stabilito che:

• ai fini della regolarità, i libri contabili vanno stampati non prima del terzo mese successivo al termine di presentazione della corrispondente dichiarazione dei redditi, a meno che gli organi di controllo non richiedano la stampa durante un’ispezione o una verifica;

• entro il terzo mese successivo alla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi è necessario che i registri contabili vengano, alternativamente, conservati in formato digitale e stampati.

Da quest’ultimo punto si desume che non è consentito mantenere i registri contabili memorizzati in formato digitale all’interno del gestionale informatico, ovvero predisporre unicamente i file PDF senza preoccuparsi di conservarli in formato digitale / cartaceo ed effettuando la stampa solo su richiesta dell’autorità in caso di accertamenti o controlli.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ha trasformato la fattura in un documento informatico che, di conseguenza, dev’essere conservato secondo le normative vigenti in materia. In tal senso è necessario rispettare le regole stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale, nonché le disposizioni introdotte con il Decreto del 17 giugno 2014.

Tra le norme di maggior importanza ai fini fiscali e legali, c’è la conservazione dei documenti informatici da effettuare non oltre il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Per quanto riguarda le fatture di vendita e di acquisto relative al 2020, la scadenza per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è stata fissata al 28 febbraio 2022.

Sanzioni in caso di ritardo

Al netto del rispetto delle formalità che il legislatore può richiedere per una corretta tenuta dei libri contabili (ad esempio numerazione cronologica delle pagine, assenza di spazi bianchi, ecc.), la mancata osservanza dei termini di stampa può portare all’applicazione di una sanzione amministrativa che va da un minino di 1.032 euro fino a 7.746 euro.

È opportuno sapere come tale multa viene moltiplicata per il numero di libri che non sono stati stampati entro la scadenza.